7 bước chuẩn bị cho hội chợ triển lãm sẽ giúp bạn tổ chức thành công

Hội chợ, triển lãm là một hoạt động marketing tuyệt vời để quảng bá doanh nghiệp của bạn. Nó giúp bạn giới thiệu sản phẩm của mình tới bộ phận  khách hàng mục tiêu và gặp gỡ những  khách hàng hiện tại. Để chương trình quảng cáo tại hội chợ, triển lãm đạt được hiệu quả cao và gây ấn tượng vơi khách hàng bạn nên lập kế hoạch và chuẩn bị chu đáo. Sau đây là một số bước chuẩn bị cơ bản bạn có thể tham khảo:

1. Nghiên cứu, tìm hiểu hội chợ triển lãm nào phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn

Hàng năm có rất nhiều hội chợ triển lãm được tổ chức ở trong nước và trên thế giới. Trước khi tham gia bạn cần tìm hiểu kỹ xem nội dung hội chợ triển lãm đó có phù hợp với ngành nghề kinh doanh của bạn không, vị trí hội chợ có phù hợp với vùng miền mà bạn định quảng cáo không…Để tra cứu, bạn có thể tìm tại The Trade Show News Network.

2. Chuẩn bị ngân sách tham gia hội chợ

Chuẩn bị ngân sách kỹ lưỡng giúp bạn chủ động và tiết kiệm được chi phí. Cần lập Ngân sách sơ bộ trước khi tham gia như: chi phí thuê gian hàng, chi phí thiết kế dàn dựng gian hàng, chi phí cho các thiết bị quảng cáo, có thể sử dụng standee, khung backdrop, giá để catalogue …, chi phí hàng hóa; chi phí gửi hàng; chi phí người đi (ăn ở, đi lại); , chi phí xúc tiến (thăm hỏi khách hàng);

3. Chuẩn bị nhân sự khi tham gia hội chợ

Hội chợ có thể tổ chức ở trong nước hoặc nước ngoài nên cần chuẩn bị kỹ lưỡng thành phần nhân sự tham gia. Những thành viên tham gia cần phải có kỹ năng quan sát, trình độ ngoại ngữ tốt để giao tiếp, tiếp thị khách hàng. hiểu và sử dụng thành thạo sản phẩm mà mình muốn giới thiệu với khách hàng.

4. Đăng ký gian hàng và đặt vé càng sớm càng tốt

Ban tổ chức các hội chợ triển lãm thường cho phép đăng ký từ rất sớm. Những vị trí đẹp thường được đặt chỗ rất nhanh nên nếu bạn không đặt chỗ sớm thì sẽ không tìm được chỗ ưng ý. Ngoài ra, việc book vé đi lại, đặt phòng cũng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn nên chọn khách sạn gần nơi tổ chức hội chợ, như vậy bạn sẽ không phải di chuyển nhiều, tiết kiệm được chi phí đi lại.

5. Thuê công ty truyền thông, quảng cáo

Nếu Công ty bạn chưa có bộ phận chuyên trách về truyền thông quảng cáo, nếu có thể bạn nên thuê một công ty chuyên về việc này để họ lên chương trình, thiết kế gian hàng, chuẩn bị các poster, backdrop, catalogue, brochure….Họ sẽ biết cách giúp bạn biết cần phải làm gì để thu hút khách hàng đến với gian hàng của mình.

6. Chuần bị quầy booth (gian hàng) và sản phẩm giới thiệu tại hội chợ

Thật là tồi tệ nếu sản phẩm giới thiệu của bạn không được khách hàng chú ý. Nếu sản phẩm không được giới thiệu một cách trực tiếp thì khó có thể thu hút được sự chú ý của khách hàng và giới truyền thông.

Cần chuẩn bị trước những vật dụng, thiết bị cần thiết cho quầy booth của mình như banner, khung treo banner hay còn gọi là khung standee, business cards, brochures,  cách thức theo dõi người đến xem,…Nên nhớ rằng  đối thủ của bạn cũng sẽ chuẩn bị rất kỹ lưỡng và rất có thể ho sẽ thu hút luôn khách hàng của bạn.

7. Luôn luôn theo dõi tình hình khách hàng

Sau mỗi hội chợ, triên lãm bạn sẽ ngập đầu với đống card visits từ khách hàng trong khi bạn không có nhiều thời gian đề liên hệ trực tiếp với họ. Hãy giành thời gian soạn thư và gửi email tới mỗi khách  hàng, cám ơn họ đã đến thăm gian hàng của mình, cung cấp cho họ thêm thông tin về sản phẩm, mời họ tham dự buổi sự kiện chăm sóc khách hàng hoặc dùng thử sản phẩm…

Quảng cáo CARINA là đơn vị chuyên cung cấp các loại vật tư quảng cáo phục vụ cho hội chợ triển lãm tại Cầu Giấy, Hà Nội. Hãy liên hệ với chúng tôi để lự chọn sản phẩm phù hợp với yêu cầu của bạn.